详细了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求；
　　落实接站人员及车辆的的安排；
　　根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放；
　　根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）；
　　按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等；
　　会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调<22℃-24℃>，灵活控制）；
　　检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准；
　　根据要求，将指示牌放在特定位置；
　　开会前十五分钟，在门口等候；
　　 VIP会议服务于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。